Você sabe o que é Procedimento Operacional Padrão? Essa ferramenta, que também é chamada de POP, é uma excelente aliada no cotidiano das empresas. Ela ajuda na padronização das atividades e na transmissão das informações corretas entre os colaboradores.
Contudo, é muito importante que esse documento seja elaborado da forma correta para garantir máxima eficiência aos processos operacionais. Quer aprender mais sobre esse assunto? Então, fique atento a este artigo e boa leitura!
O que é Procedimento Operacional Padrão?
O POP é um documento no qual são registradas todas as orientações acerca de um determinado procedimento. Esse instrumento é utilizado para facilitar e padronizar a forma como os processos da empresa são executados. Por meio dele, qualquer colaborador é capaz de realizar uma tarefa da mesma forma que os demais.
É com a ajuda dessa ferramenta que grandes corporações, tais como o Mcdonald’s, conseguem manter o mesmo padrão dos produtos, como o Big Mac, em todas as suas lojas, próprias e franqueadas, ao redor do mundo.
Qual é a importância do POP para o negócio?
Qualquer tipo de procedimento pode, e deve, ter um POP. Veja alguns benefícios que justificam essa prática.
Padroniza a execução das atividades
A padronização é o primeiro passo para a elaboração de um POP. Isso acontece porque o documento serve para registrar a forma correta de executar cada procedimento, logo eles precisam ter sido testados e validados pelas pessoas responsáveis por eles.
Um exemplo bastante comum são os manuais de uso de equipamentos. Eles mostram suas funcionalidades, orientam sobre o uso e configurações entre outros detalhes. Com isso, qualquer profissional com permissão de operar o equipamento, tem condições de manuseá-la apenas com o auxílio do manual.
Melhora a qualidade dos produtos
A qualidade dos produtos depende muito do nível de padronização alcançado pela equipe de operações. Com a ajuda de um Procedimento Operacional Padrão, a empresa determina os requisitos mínimos necessários em cada uma das etapas de produção, de forma a garantir resultados uniformes e de qualidade.
Facilita a integração de novos colaboradores
Todo novo funcionário precisa receber uma série de treinamentos até se adaptar aos seus afazeres cotidianos e estar totalmente integrado. Nesse sentido, o POP é uma ferramenta fundamental para tornar essa fase mais fácil e rápida, dispensando o acompanhamento de profissionais mais experientes em alguns casos.
Sendo assim, os novos integrantes das equipes podem aprender de forma mais ágil e contar com um material de apoio nos primeiros dias, quando ainda surgem muitas dúvidas. Em lugar de ter que parar um supervisor ou outro colega para perguntar, eles têm uma fonte de esclarecimento ao alcance de suas mãos.
Reduz a falha de comunicação
Os problemas de comunicação são muito comuns nas empresas e, quando o assunto é passar uma instrução ou dar um treinamento, eles podem gerar problemas graves. Por isso, é fundamental que as informações sejam transmitidas de forma clara e precisa.
Com a ajuda do procedimento operacional padrão todas as orientações são passadas de maneira uniforme a todos os funcionários. Isso evita que parte deles façam interpretações erradas acerca de uma tarefa ou que repassem informações imprecisas aos colegas.
Diminui a incidência de acidentes de trabalho
Como mencionamos, um dos exemplos mais comuns de POP são os manuais de instruções de equipamentos. Eles evitam que o mau uso provoque danos às máquinas e acidentes com os colaboradores.
Além deles, os POP’s podem ser utilizados para dar orientações sobre o uso de aparatos de proteção, cuidados na manipulação de substâncias e equipamentos perigosos, respeito a limites de segurança entre outras questões que garantem a saúde e segurança dos envolvidos.
Como uma consultoria pode auxiliar nesse sentido?
Alguns POP’s são simples, outros mais complexos, tudo depende do processo para o qual ele é desenvolvido. De toda forma, a criação de cada um deles precisa ser bastante cuidadosa, já que eles serão as principais referências de consulta para diversos setores da empresa.
Fazer todo esse trabalho por conta própria pode ser demorado e, por falta de experiência, gerar muitos erros até que se encontre um formato final mais adequado. Uma consultoria especializada torna tudo isso muito mais rápido e prático, como veremos a seguir.
Metodologia amadurecida
Uma empresa focada em gestão e melhoria de processos tem uma metodologia amadurecida, testada e validada em diversos cenários. Ela sabe qual é o melhor caminho a ser seguido desde o início dos trabalhos e consegue orientar de forma mais precisa cada um dos passos a serem dados até que os documentos sejam finalizados.
Além disso, ela é capaz de determinar as melhores práticas de acordo com cada caso, aproveitando as boas ideias do mercado em relação às necessidades específicas da empresa.
Experiência de mercado
Um consultoria com anos de experiência já vivenciou diferentes situações e está preparada para contornar todo tipo de problema que surgir. Ela conta com uma base de conhecimento vasta e diversificada, além de uma rede de contatos ampla caso seja necessário recorrer a alguma ajuda especial. Sem contar que, com toda essa bagagem, ela passa mais confiança e segurança ao longo do processo.
Melhor relação custo-benefício
A experiência da consultoria também faz com que os custos de implementação de uma padronização de procedimentos operacionais seja mais baixo. As chances de acontecerem erros e retrabalhos é muito menor e isso poupa tempo e esforços.
Outra vantagem importante é que esse tipo de parceiro tem conhecimento necessário para definir as melhores opções e decisões a serem tomadas, o que aumenta a qualidade do trabalho realizado e gera benefícios maiores e mais relevantes.
Agora que você já sabe o que é Procedimento Operacional Padrão e para que ele serve, o próximo passo é ir em busca de uma consultoria que auxilie no mapeamento e estruturação dos processos para dar início a uma nova fase em sua empresa. Quanto antes você fizer isso, melhor será para o crescimento e fortalecimento do seu negócio.
Já conhecia essa ferramenta de gestão? Utiliza alguma outra relacionada à qualidade e melhoria nos processos? Deixe seu comentário abaixo nos dizendo como você faz para manter os procedimentos da sua empresa sempre padronizados e organizados.