Desafio
Fundada em 1980, a empresa foco, está localizada na cidade de Campinas – SP, é reconhecida por produzir um sorvete de altíssima qualidade, classificado como “Super Premium”.
Pertencente ao mesmo grupo, a segunda empresa foco foi fundada em 1876, na cidade de Águas da Prata – SP. Uma das mais tradicionais envasadoras de água mineral do país, valoriza a sustentabilidade, a ética e a manutenção do mais alto nível de qualidade e pureza de seus produtos.
Deparadas com um cenário de aumento do poder de consumo e busca por produtos de qualidade, as empresas foco vêm aumentando significativamente o volume de seus negócios no Brasil. Contudo, as duas empresas vêm enfrentando dificuldades devido à estrutura atual de seus processos internos.
Com uma série de processos coexistindo de forma não padronizada, interdependentes entre si e fisicamente separados entre as duas unidades, as empresas foco buscavam uma melhor estruturação, com a padronização e manualização de seus processos.
Solução
Diante dessa problemática, a Nortegubisian viu a oportunidade de aplicação de sua metodologia de Lean Office, aliada a princípios da manufatura enxuta aplicados em processos administrativos, ou também conhecidos como “de escritório”. O projeto foi estruturado contendo as seguintes etapas: mapeamento e diagnóstico dos processos, desenho dos processos, identificação de gargalos e elaboração dos planos de melhoria, manualização dos processos, definição dos indicadores de desempenho e capacitação dos colaboradores.
Inicialmente, foi necessário desenvolver as seguintes atividades:
- Elaborar questionários e realizar entrevistas com os colaboradores responsáveis por cada função, para mapear e entender a função e a maneira como era executada cada um dos processos.
- Identificar as entradas e saídas de cada processo para estabelecer o fluxo de informações e materiais existentes nos setores de cada uma das empresas e entre elas.
- Desenhar os processos em forma de fluxos, utilizando a notação BPMN – Bussiness Process Management Notation;
- Avaliar e classificar as etapas de cada um dos processos nos seguintes elementos: operação, movimentação, espera, inspeção e armazenagem, conforme notação ASME.
Além de eliminar etapas não agregadoras de valor em diversos processos, a equipe Nortegubisian avançou na análise e identificou 74 oportunidades de melhoria, agrupadas em Planos de Ação e/ou incorporadas no processo quando possível.
Os planos de ação foram desenvolvidos em modelo de Mapa A3, como mostra a figura abaixo.
Na fase seguinte, os esforços da equipe voltaram-se para unificação e padronização dos processos. A mesma atividade, que inicialmente era feita de maneira diferente e sem nenhum padrão entre as duas empresas, passou a ser padronizada e unificada entre as mesmas, estabelecendo-se a maneira mais enxuta e assertiva como definitiva. Sendo assim, foi elaborado um procedimento para cada processo.
Já com um amplo conhecimento da empresa, das suas aspirações e dificuldades, foram definidos indicadores de desempenho que contemplassem os pontos críticos e evidenciassem a eficácia dos setores em questão. Em seguida, foram elaborados 8 dashboards, um por área envolvida no projeto em cada empresa, permitindo a gestão visual e o monitoramento indicadores escolhidos.
A figura abaixoilustra o dashboard elaborado para a área de Recursos Humanos da empresa foco.
Por fim, os colaboradores foram capacitados com os novos procedimentos, visando promover o desenvolvimento das competências e garantir que os padrões estabelecidos fossem seguidos.
Resultados
O resultado foi expressivo: além de identificar, entender e documentar o funcionamento de cada uma das atividades desempenhadas pelas áreas envolvidas no projeto, a padronização e unificação dos processos entre as duas empresas eliminou atividades não agregadoras de valor, aumentando a eficiência e proporcionando maior qualidade aos seus clientes.
Com a entrega do estudo realizado e dos manuais de procedimento de trabalho, as empresas foco têm a possibilidade de:
- Buscar eficiência, redução de custos e melhoria nos padrões de qualidade de execução de processos;
- Desenvolver de novos produtos e serviços, de forma mais ágil e rápida;
- Disponibilizar documentos específicos para auditorias;
- Ter uma base para treinamentos e consultas sobre as rotinas operacionais, principalmente em processos para expansão (filiais ou franquias);
Além dessa gama de possibilidades, oriundas de uma metodologia sólida de execução do Lean Office, a Nortegubisian proporcionou as empresas uma extensa lista de oportunidades de melhoria, que serão incorporadas em um segundo momento, após alterações realizadas no sistema de informação das empresas. No entanto, pontos de extrema relevância foram levantados e transmitidos ao setor responsável, para que o sistema fosse parametrizado considerando as melhorias propostas.