Um dos principais objetivos do Sistema de Gestão Lean é identificar e resolver problemas o mais rápido possível, atingindo os resultados esperados e garantindo a execução eficaz da estratégia em todos os níveis. Para isso, precisamos implementar quatro elementos/ferramentas na rotina da nossa organização (representados na imagem abaixo): trabalho padrão do líder, controle visual, processo de responsabilidade diária e disciplina de liderança.
Neste artigo vamos explorar o primeiro desses elementos: o trabalho padrão do líder.
Muitos pensam que o trabalho padronizado só é aplicado nos processos operacionais, não se aplicando para os níveis hierárquicos empresariais superiores. Este pensamento está errado, já que todos os níveis devem possuir trabalho padronizado para que tenhamos excelência organizacional, mesmo que seja em uma porcentagem menor do tempo nos níveis mais superiores.
Em geral, podemos utilizar como parâmetros os seguintes valores percentuais do tempo dedicado ao trabalho padronizado: 95% para operadores, 80% para líderes operacionais, 50% para supervisores, coordenadores e gerentes e 15% para os executivos (perceba que até os executivos precisam dedicar um tempo para realização de atividades rotineiras, a fim de garantir que a organização continue melhorando continuamente).
Com isso, surge a necessidade de criarmos um documento prático que auxilie a liderança a executar as tarefas críticas que precisam ser realizadas durante o dia de trabalho. Esse documento é chamado de Trabalho Padrão do Líder.
Como é a construção deste documento?
Para criar o documento do trabalho padrão do líder, precisamos primeiro entender nosso processo e mapear todas as atividades que são executadas, determinando qual a frequência de execução de cada uma delas.
Feito isso, precisamos definir quais dessas atividades são missões críticas (relacionadas aos KPIs), pois iremos focar em poucas atividades vitais (em detrimento das muitas atividades triviais). Devemos então definir os responsáveis pela execução de cada atividade crítica, delegando essas tarefas para as pessoas certas.
Com as atividades críticas e responsáveis definidos, devemos garantir que todos os processos críticos estão interligados entre os diferentes níveis de gerenciamento, não havendo pontas soltas. Depois disso colocamos no papel, como um checklist, todas as responsabilidades críticas da liderança, deixando claro qual a frequência que devem ser realizadas.
Após “colocar tudo no papel”, precisamos realizar uma rodada de revisão (inclusive com a participação de outros times e outros departamentos) do trabalho padrão do líder e ajustar, caso haja necessidade.
Com a última etapa feita, o documento do trabalho padrão do líder está pronto para ser utilizado e seguido pela liderança.
Veja um exemplo de Trabalho Padrão do Líder
Um exemplo de trabalho padrão do líder pode ser visto na imagem a seguir:
Percebe-se que o documento é constituído de todas as atividades críticas diárias (com horário definido ou não), semanais e mensais que o líder precisa realizar para manter o sistema de gerenciamento Lean (neste exemplo, destaque para o acompanhamento hora-a-hora dos quadros de produção).
Além disso, espaços “em branco” são deixados para que o líder preencha com atividades pontuais que surgiram para aquele dia de trabalho, e há espaços destinados para preenchimento caso um problema seja identificado ou tenha alguma outra anotação pertinente. Assim, nas reuniões de troca de turno, o documento pode ser muito útil para lembrar dos pontos importantes a serem passados ao líder do turno seguinte.
E quais são os principais benefícios com essa implementação?
Com um bom desenvolvimento do trabalho padrão do líder, uma empresa tem como principais vantagens:
- Criação de um método replicável, gerenciável e sistemático de liderança;
- Priorização das atividades críticas na rotina da liderança;
- Direcionamento à gestão visual, garantindo que haja análise adequada dos quadros de produção e de 5S, por exemplo;
- Estabelecimento de uma cadência para a liderança;
- Garantia do foco e da prestação de contas entre os diferentes níveis durante os processos críticos.
Dessa forma, com a implantação do trabalho padrão do líder será possível de forma mais clara planejar e executar as atividades do dia-a-dia. Agora que você já sabe para que serve o trabalho padrão do líder e as vantagens que sua implementação pode acarretar em uma organização, entre em contato conosco para implementar essa ferramenta na sua empresa.
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