Manter a produtividade é um dos grandes desafios das empresas, assim como evitar desperdícios e garantir a máxima eficiência das operações. A boa notícia é que já existem filosofias, métodos e ferramentas para ajudar no alcance desse objetivo.
O Lean Office, por exemplo, baseia-se em conceitos tradicionais para: eliminar o retrabalho; reduzir custos; remover atividades desnecessárias; melhorar a eficiência das funções administrativas; minimizar os problemas de comunicação e utilizar, da melhor forma, a área de trabalho no ambiente de escritório.
Assim, é necessário eliminar as barreiras que impedem o monitoramento e a gestão do fluxo de informações, mostrando a importância da metodologia para toda a empresa. Pensando nisso, preparamos o conteúdo a seguir para você entender como o Lean Office pode transformar a cultura organizacional de uma empresa. Boa leitura!
Entenda o conceito de Lean Office
O termo Lean, surgiu para adjetivar o Sistema Toyota de Produção no Japão, que era Lean por uma série de razões:
- Requeria menos esforço humano para projetar e produzir os veículos;
- Necessitava menos investimento por unidade de capacidade de produção;
- Trabalhava com menor número de fornecedores;
- Operava com uma quantidade menor de peças em estoque em cada etapa do processo produtivo;
- Registrava um número menor de defeitos;
- O número menor de acidentes de trabalho;
- Demonstrava significativas reduções de tempo entre o conceito de produto e seu lançamento em escala comercial, entre o pedido feito pelo cliente e a entrega e entre a identificação de problemas e a resolução dos mesmos.
Pouco a pouco o pensamento Lean começou a chegar em outras áreas, além daquelas do ambiente produtivo com o objetivo de melhorar continuamente por meio da eliminação de desperdícios.
No ambiente administrativo, as perdas estão, em muitos casos, ligadas à qualidade e precisão das informações. Elas podem ser erros em informações, por exemplo, do estoque de um determinado item. Como consequência, outros processos podem ser impactados com esperas, interrupções ou retrabalho.
Para descobrir os desperdícios é importante mapear o fluxo de valor. O primeiro passo para isso é entender o que é valor do ponto de vista do cliente.
Valor percebido pelo cliente
Valor é a percepção de um cliente em relação ao atendimento de suas necessidades por meio de um produto ou serviço. Ele é medido pela disposição do cliente a pagar por um determinado produto ou serviço.
Os métodos de melhoria buscam:
- Maximizar o valor percebido pelo cliente;
- Minimizar os desperdícios dos processos de geração de valor;
- Reduzir a variação dos processos, aumentando a qualidade;
- Entregar o mesmo valor usando o mínimo de recursos.
Valor não é sinônimo de custo ou preço.
Para começar a entender o fluxo de valor de um determinado processo, você pode começar o mapeamento utilizando o SIPOC, sigla formada pelas partes que compõem essa ferramenta: supplier (fornecedores), input (entradas), process (processo), output (saídas) e customer (clientes).
Com isso, é possível reconhecer quais são os CTQs, ou seja, os elementos críticos para a qualidade dos processos de acordo com a ótica dos clientes que recebem o resultado do processo.
Esse pode ser o primeiro passo para entender quem são, de fato, seus clientes, o que seu processo entrega para eles e quais são as características críticas da qualidade de do sucesso percebido por eles.
Veja quais são os impactos do Lean na cultura de uma empresa
O primeiro impacto da cultura Lean em uma empresa é que as pessoas aprendem a enxergar os seus processos e a importância deles para o resultado da organização. O fato de entender o seu papel e o papel de seu processo para o negócio pode ser crucial para ter foco em eliminar os desperdícios que interferem no valor percebido pelos clientes. Além disso, esse entendimento pode aumentar o sentimento de pertencimento das pessoas à empresa, um dos fatores fundamentais para a criação de uma cultura de melhoria contínua.
Enxergando o fluxo de valor
Ao aplicar o Mapeamento do Fluxo de Valor (VSM) — ferramenta de mapeamento de processos —, é possível entender o conjunto de processos que criam valor ao cliente, por meio de um produto ou serviço, envolvendo fluxos de informação e de material.
- Ajudar a visualizar mais do que processos individuais, você pode “Enxergar o Fluxo”;
- Padronizar uma linguagem para os processos de prestação de serviços;
- Tornar as decisões sobre o fluxo visíveis;
- Juntar os conceitos e as técnicas enxutas, o que ajuda a evitar ações isoladas;
- Formar a base de um plano de implementação;
- Mostrar relação dos fluxos de Material e Informação.
Como resultado, a empresa poderá aumentar sua competitividade no mercado.
Confira os resultados que podem ser obtidos
Um passo importante no desenvolvimento de uma cultura Lean para os processos administrativos é o desenvolvimento e a capacitação das pessoas. Por mais que sejam otimizados, se os colaboradores não estiverem preparados, os processos não vão acontecer.
Além disso, as pessoas precisam enxergar os benefícios da mudança. Sem o envolvimento e a preparação das pessoas, há mais chances de se enfrentar resistências no processo de implementação das melhorias. Por isso, é fundamental capacitar e envolver as pessoas no processo de transformação dentro da empresa.
Além da capacitação e preparação das pessoas, é importante manter vivo o envolvimento. Faça reuniões constantes de acompanhamento das ações planejadas e dos seus resultados. Usando ferramentas como o painel de controle, mantenha um placar envolvente para que seja possível checar se os parâmetros estão dentro da meta e se os planos de ação seguem os prazos acordados. Mantenha o engajamento e o comprometimento das pessoas por meio de reuniões diárias, semanais e mensais envolvendo os diversos níveis hierárquicos. Promova auditorias. Elas representam um encontro formal, em que há uma avaliação para sinalizar as não conformidades e oportunidades de melhoria.
Quer saber mais sobre esse no assunto? Então, entre em contato conosco e conte com uma consultoria especializada para implementar o Lean na sua empresa!