Gerir o tempo é conseguir usá-lo para colocar em prática todas as atividades importantes no seu dia a dia. O ambiente corporativo possui muitas cobranças e responsabilidades. Quem administra bem o tempo aumenta a produtividade e melhora seus resultados. Por isso, é imprescindível adotar boas práticas para uma melhor gestão do tempo.
Não é raro nos sentirmos sobrecarregados, principalmente no ambiente de trabalho. Noites em claro e tarefas entregues em cima da hora podem prejudicar nossa vida profissional e pessoal. Para reverter essa situação, é preciso refletir e mudar algumas atitudes. Padronizar a rotina e definir horários para o início e o fim de cada atividade ajuda a atingir todas as metas ao final de cada dia.
Pensando nisso, preparamos este artigo com algumas dicas para você colocar em prática e aumentar sua produtividade. Boa leitura!
Crie uma lista de tarefas diárias
O primeiro passo para melhorar a sua gestão do tempo é organizar as tarefas por ordem de importância. Iniciar seu trabalho sem um bom planejamento pode prejudicar a sua produtividade ao longo do dia, além de aumentar a chance de surgir algum imprevisto.
Para se organizar, faça uma lista com absolutamente todas as suas tarefas diárias — inclusive responder e-mails, usar as redes sociais e passar na farmácia. Depois, hierarquize os planos para conseguir administrá-los de maneira estratégica.
Para isso, estabeleça as prioridades e defina quanto tempo você deve gastar em cada atividade. As de maior prioridade são as que precisam ser feitas imediatamente. Depois, escolha as importantes, mas que são menos sensíveis aos prazos. Por fim, liste as que não exigem urgência, mas devem ser feitas no mesmo dia.
Identifique as distrações
Além de ser o meio de trabalho de muitas pessoas, a tecnologia também é uma grande válvula de escape. E-mail, redes sociais, mensagens instantâneas, entre outros, podem prejudicar — e muito — o seu foco e a sua produtividade.
Por isso, observe a sua rotina e identifique o que faz com que você se distraia e gaste mais tempo. Tente deixar os aparelhos desligados ou longe do seu alcance durante o trabalho. Procure conferir as mensagens e os e-mails apenas quando estiver no seu momento de descanso.
Além disso, é fundamental manter seu local de trabalho sempre limpo e organizado. Muitas vezes não percebemos o quanto detalhes simples nos atrapalham, pois misturamos distrações com a produção e perdemos completamente o foco naquilo que estávamos fazendo.
Otimize as decisões
Primeiro, é importante otimizar suas decisões em casa. Manter um guarda-roupa com peças básicas e de cores neutras ajuda a cortar decisões no dia a dia. Se todas as roupas puderem ser facilmente combinadas entre si, não há perda de tempo com esse tipo de escolha — o que torna o processo de se vestir um hábito rápido e automático. Dessa forma, você ganha alguns minutos para fazer outras coisas.
Para evitar essa perda de tempo no trabalho, busque tomar decisões mais acertadas. Pesquise o contexto, projete como será a escolha no futuro e ouça uma segunda opinião, se necessário. Entretanto, como nenhuma decisão está imune aos imprevistos, tenha sempre um plano B.
Um bom planejamento permite que você preveja possíveis ações que precisarão ser retrabalhadas no caminho. Crie algumas hipóteses de possíveis problemas que poderão ocorrer, considerando sua experiência anterior e os padrões da rotina da empresa.
Depois, tenha um segundo plano que permita adequar e otimizar sua tomada de decisão, caso seja necessário. Gastar algum tempo antes de se deparar com um problema pode fazer você economizar muitas horas no futuro.
Faça uma atividade de cada vez
Um dos segredos da boa produtividade é não fazer várias tarefas de uma vez. O ideal é iniciar uma atividade e trabalhar nela até finalizá-la. Outro ponto importante é que ela seja executada da melhor maneira possível, para que não seja necessário refazê-la.
Para isso, é possível usar a “regra dos 2 minutos” — também conhecida como metodologia GTD (Getting Things Done). Criada por David Allen, a técnica visa fazer as coisas acontecerem, eliminando os bloqueios mentais e fazendo com que você se dedique inteiramente à execução da tarefa. Dessa forma, as chances de erros são minimizadas.
Além disso, você diminui o estresse e a preocupação com os prazos, mantendo o foco no trabalho. Tudo isso pode ser adaptado de acordo com a sua rotina, com base no passo a passo a seguir:
- anote todas as atividades e projetos que devem ser executados a curto, médio e longo prazo;
- avalie essas tarefas e classifique-as como compromissos, projetos, delegáveis, instantâneas — que podem ser feitas em 2 minutos — e desnecessárias;
- organize todas os afazeres e seus respectivos prazos em ordem de execução;
- comece a executar o planejamento, realizando uma atividade por vez;
- reavalie frequentemente o cronograma e verifique a necessidade de promover alterações.
Saiba delegar tarefas
Algumas tarefas podem ser delegadas para outros colaboradores. É preciso entender que nem sempre conseguimos fazer tudo, e é essencial confiar na capacidade do grupo de trabalho. Saiba a quem encarregar as atividades, de forma que todas sejam realizadas da melhor maneira possível.
Mantenha uma organização pessoal para que as tarefas sejam delegadas no momento oportuno, evitando que o encarregado se frustre com possíveis atrasos no prazo de entrega. Demonstre firmeza ao delegar e, se necessário, acompanhe o processo — verificando o que cada um está fazendo e de que maneira.
Esse acompanhamento é importante para manter a produtividade da equipe. Dessa forma, o gestor pode sugerir melhoras, mudar os planos ou cancelar algumas tarefas que se tornaram desnecessárias ao longo do caminho.
Com uma boa gestão do tempo, planejamento e organização das obrigações diárias, é possível diminuir a procrastinação e aumentar a produtividade. Disciplina e determinação profissional são importantes para evitar a sobrecarga de atividades. Lembre-se de que passar horas trabalhando sem descansar não é sinônimo de eficiência. Por isso, avalie constantemente o seu rendimento e busque formas de melhorá-lo.
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