Definição
O Mapeamento de Processos e a Elaboração de Procedimentos e Instruções de Trabalho são a utilização de princípios da Gestão por Processos e Pensamento Enxuto (Lean Thinking) com o objetivo de continuamente identificar, padronizar e otimizar os processos de uma organização.
Etapas
O “Mapeamento de Processos e Elaboração de Procedimentos e Instruções de Trabalho” é composto das seguintes etapas:
Na primeira etapa, deve ser realizado um diagnóstico, visando conhecer e entender a cadeia de valor da empresa e seus macroprocessos. Para tal, pode ser utilizado o Value Stream Mapping (VSM), que auxilia no macro mapeamento, identificação e qualificação do fluxo de materiais e informações entre os processos de um fluxo de valor.
Ainda na primeira etapa, cada processo a ser mapeado deve ser detalhado por meio de entrevistas com os executores (individualmente ou em grupo), observação direta ou cronoanálise.
A cronoanálise é mais utilizada em processos produtivos, com ciclo de duração relativamente baixo. Por meio dessa ferramenta, a distribuição dos tempos das atividades dos operadores e máquinas, assim como sua dependência sequencial podem ser melhor entendidas, o que facilita a identificação de oportunidades de melhoria, aumenta o detalhamento dos procedimentos e instruções e facilita o posterior controle do processo.
Em seguida, na etapa de “Desenho dos Processos”, os processos que foram mapeados e detalhados devem ser documentados na forma de modelos, como o Fluxograma ou Diagrama AV/NAV. O objetivo é registrar as atividades do processo e informações pertinentes, como suas entradas e saídas de material ou informação, se cada uma dessas atividades agrega valor ou não, quais são as funções responsáveis, quais são os tempos e recursos envolvidos em cada uma, as regras de formação de lote ou fila, entre outras.
Após o desenho dos processos, eles devem ser revisados e validados por seus responsáveis. Caso seja necessário, a documentação gerada deve ser corrigida e revalidada.
A terceira etapa é dedicada à identificação das oportunidades de melhoria dos processos. Todas as evidências de oportunidades de melhoria registradas ao longo do mapeamento e desenho dos processos devem ser listadas em uma tabela com as sugestões de ações de melhoria.
Geralmente, é encontrado um número de oportunidades de melhoria maior do que a capacidade de tratamento e ação da empresa. Consequentemente, as ações devem ser priorizadas por meio da Matriz BASICO ou da Matriz GUT, garantindo o foco das ações e a otimização dos recursos empregados nas ações de melhoria. Deve-se garantir também o devido alinhamento das ações de melhoria com a estratégia da empresa.
Caso as ações possuam alta complexidade de execução, estando as causas das oportunidades identificadas não esclarecidas, são abertos projetos tipo DMAIC. No caso de ações de média complexidade, em que se conhecem as causas, são elaborados planos de ação utilizando a ferramenta “Plano A3”. Para ações de melhoria de baixa dificuldade, geralmente de correção de um impedimento ou problema, chamadas “quick wins”, as alterações no processo podem ser realizadas rapidamente, antes de seguir para a próxima etapa. A tabela a seguir detalha essas diferentes abordagens.
Na quarta etapa é realizada a elaboração dos procedimentos e instruções de trabalho. Todos os processos que foram detalhados e desenhados na forma de fluxogramas devem ser redigidos em padrões de procedimentos e instruções de trabalho, formando um Manual.
Na etapa final, as equipes devem ser capacitadas nos novos procedimentos e instruções de trabalho, visando garantir a padronização dos processos e a cultura de melhoria contínua.
Benefícios
- Otimização e Padronização dos processos;
- Identificação das atividades agregadoras e não agregadoras de valor;
- Estabelecimento da cultura de melhoria contínua;
- Identificação de gargalos e oportunidades de melhoria;
- Fornecimento de material para realização de auditorias internas;
- Capacitação de novos funcionários e reciclagem dos treinamentos por meio dos procedimentos e instruções.
Aplicação
A seguir, é apresentado um exemplo de Mapeamento de Processo e elaboração de Procedimentos e Instruções de Trabalho realizado no ambiente administrativo de uma empresa.
Inicialmente, foram realizadas entrevistas com os funcionários e foi realizado o macro mapeamento do processo administrativo da organização, ilustrado na figura a seguir.
Após identificar o macro processo, cada processo foi detalhado utilizando a ferramenta Fluxograma. Cada um dos fluxos foi validado com o respectivo responsável do processo e as correções necessárias foram realizadas.
Durante as etapas de Mapeamento e de Desenho dos Processos, foram identificadas diversas oportunidades de melhoria, que foram registradas nos fluxogramas conforme ilustrado na figura a seguir.
Todas as oportunidades de melhoria identificadas foram listadas em uma tabela com sugestões de ações de melhoria. A seguir são apresentadas algumas das ações sugeridas para processos da área Fiscal.
As ações de melhoria foram classificadas em aplicáveis e não aplicáveis e, posteriormente, as ações aplicáveis foram reunidas em planos de ação utilizando a ferramenta A3.
Após a execução dos planos de melhoria, foram elaborados os Procedimentos e Instruções de Trabalho para cada um dos processos mapeados.
Na figura abaixo, é apresentado um dos procedimentos referente à área financeira da empresa.
De posse de todos os Procedimentos e Instruções de Trabalho, foi realizada a capacitação dos funcionários nos novos processos.
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