Com o intuito de aproveitar ao máximo o tempo para realizar melhorias necessárias nas empresas, muitos gestores acabam buscando formas realmente eficientes de priorização de problemas. A fim de atender a essa necessidade latente, desenvolveram-se as matrizes de priorização.
Seu método é capaz de aperfeiçoar o modo de trabalho e, consequentemente, a satisfação dos clientes, por meio da solução dos problemas mais urgentes e relevantes da companhia.
Ficou interessado em aprender como funciona essa técnica para aplicá-la em sua empresa? Continue a leitura, pois preparamos um conteúdo com informações valiosíssimas sobre o assunto!
O que são as matrizes de priorização?
São ferramentas de gestão, utilizadas para priorizar escolhas ou realizar preferências por meio de um critério mais rigoroso que as demais alternativas. É, em geral, aplicada quando há a necessidade de fazer comparações entre as alternativas disponíveis e há dúvidas sobre qual delas deve ser prioridade no momento.
As matrizes são desenvolvidas a partir da confecção de tabelas, gráficos ou quadrantes, baseados em determinados critérios que vão ajudar a companhia a constatar quais são os maiores problemas que merecem ter suas soluções priorizadas.
Como se faz uma matriz de priorização?
O primeiro passo a ser feito em uma matriz de priorização é definir adequadamente o foco, para que a comparação feita entre as alternativas seja coerente, uma vez que é o objetivo escolhido que vai estabelecer a prioridade.
O segundo passo é realizar o desenho da matriz de priorização, definindo-se quantos e quais elementos vão ser comparados na matriz. Para isso, basta inserir nas linhas todos os problemas existentes, como baixa fidelização, altos custos e cancelamento de pedidos, por exemplo. Enquanto isso, nas colunas inserem-se os aspectos desses problemas — urgência, impacto sobre o negócio etc.
Diante disso, é hora de definir a relevância de cada um desses itens por meio de graus de importância. Assim, atribuem-se notas relativas à relevância (pode ser uma escala de 1 a 5, por exemplo).
Após a atribuição das notas, é a hora de comparar e pontuar os elementos inseridos nas linhas com os das colunas da matriz e, depois, organizá-los por ordem de prioridade. Ou seja: no topo da lista vão ficar os mais preocupantes, que são os que tiveram maior pontuação, e, no final, aqueles que podem esperar um pouco mais.
Quais são as principais matrizes de priorização?
As matrizes de priorização são extremamente adaptáveis a todo tipo de cenário que delas necessite, e há opções para cada estratégia empresarial. Veja, abaixo, quais são as principais matrizes adotadas ultimamente:
GUT
GUT é uma sigla que surgiu por causa da classificação que ela adota na priorização, a saber:
- (G)ravidade: tem relação com o impacto do obstáculo na empresa e em todos os envolvidos;
- (U)rgência: é o tempo que resta para que o problema seja resolvido sem causar maiores danos;
- (T)endência: é a análise da probabilidade que o problema tem de se ampliar com o tempo.
Essa matriz utiliza o sistema de pontuação de notas de 1 a 5 (em que 1 é “sem gravidade”, e 5 é “extremamente grave”) aplicado aos conceitos de gravidade, urgência e tendência.
BASICO
A matriz BASICO, muito utilizada como uma ferramenta Lean, também é uma alternativa para a melhoria na tomada de decisões internas. As letras iniciais se referem, respectivamente, a:
- (B)enefícios para a empresa;
- (A)brangência dos resultados;
- (S)atisfação do cliente interno;
- (I)nvestimento necessário;
- (C)liente externo satisfeito;
- (O)peracionalidade simples.
Essa matriz de priorização também utiliza a metodologia de notas de 1 a 5, só que a aplicação é feita de acordo com os critérios mencionados pela sigla. Inclusive, você pode aproveitar e fazer o download do nosso template gratuito da matriz BASICO clicando aqui.
Urgência x Importância
Na priorização de solução de problemas, é muito importante descobrir quais deles devem ser resolvidos logo, por apresentarem grande impacto, e quais podem esperar um pouco mais.
A matriz de Urgência x Importância, diferentemente das anteriores, é feita por meio de um gráfico, e busca, justamente, essa distinção. As notas de 1 a 4 determinam quais problemas têm, respectivamente, baixa ou alta priorização.
Esforço x Impacto
O princípio da matriz de Esforço x Impacto é o mesmo da matriz anterior, diferindo-se, apenas, no que se refere aos pontos a serem avaliados no momento da confecção.
Assim, constrói-se um gráfico dividido em quadrantes em que são colocados os pontos e as numerações que correspondem aos critérios de:
- baixo esforço e alto esforço (na horizontal);
- baixo impacto e alto impacto (na vertical).
RICE
Derivada das palavras em inglês Reach, Impact, Confidence e Effort, a sigla pode ser traduzida como: Alcance, Impacto, Confiança e Esforço.
Assim como as demais, é utilizada para a priorização de projetos, mas aplica a medição do impacto que cada um deles tem no panorama geral. Para alcançar a pontuação RICE, é necessário multiplicar R x I x C e depois dividir por E
Quais são as vantagens de utilizar as matrizes de priorização em uma empresa?
Os benefícios da utilização das matrizes de priorização podem sem facilmente percebidos em empresas de diversos tamanhos e seguimentos. A principal vantagem, e também a mais perceptível, é exatamente a possibilidade de priorizar as soluções, bem como as tarefas e os problemas existentes.
Obviamente, essas atitudes melhoram as tomadas de decisão dos gestores, uma vez que há uma grande margem de segurança para se atuar. Com isso, inegavelmente, essas decisões vão ter maior eficácia, já que incidirão nos pontos de maior importância, relevância e impacto.
A junção de todas essas vantagens ainda resulta em um aumento considerável da produtividade e da entrega de resultados, principalmente no que se refere à satisfação dos clientes. E isso é o que toda sociedade empresária busca, não é mesmo?
As matrizes de priorização são um caminho extremamente eficiente para priorizar a solução de alternativas. Por esse motivo, se a sua empresa busca alcançar a melhoria contínua dos processos, é sempre bom implementar novas soluções internas.
Com sua flexibilidade e método relativamente simples de se aplicar, as matrizes de priorização, certamente, são uma excelente opção a ser pensada.
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