Implantação do Programa de Melhoria 5S

Definição

A ferramenta Lean de 5S é uma filosofia corporativa que busca a disciplina através da consciência e responsabilidade de todos os colaboradores de uma empresa, ou seja, visa aperfeiçoar o comportamento das pessoas através da mudança de hábitos e atitudes de forma a tornar o ambiente de trabalho agradável, seguro e produtivo.

O 5S surgiu no Japão logo após a segunda guerra mundial mediante a necessidade de reconstruir o país utilizando-se dos poucos recursos disponíveis. Os japoneses perceberam que a organização do ambiente em que viviam e a eliminação de desperdícios seriam fundamentais para a reestruturação do país devastado pela guerra. Apesar de ser uma metodologia teoricamente simples, a implantação do programa 5S em uma organização se mostra ao mesmo tempo importante, por constituir a base do Lean (qualidade total), e desafiadora por envolver uma mudança de cultura.

A filosofia foi desenvolvida através da aplicação de cinco sensos, cujas iniciais em japonês é a letra “S”, que deram origem ao nome da ferramenta.

• Seiri (utilização): este pilar é responsável pela aplicação dos recursos de maneira consciente ao identificar, classificar, remanejar e usar corretamente equipamentos, ferramentas, informações e dados. “Tenha só o necessário, na quantidade certa.”
• Seiton (ordenação): este pilar é responsável pela organização dos objetos de maneira inteligente ao permitir a sua localização com rapidez, qualidade e segurança, facilitando ainda a livre circulação de pessoas pelo local de trabalho. “Um lugar para cada coisa. Cada coisa em seu lugar.”
• Seiso (limpeza): este pilar é responsável pela manutenção da aparência ao manter o ambiente de trabalho limpo transformando-o em um lugar agradável para as pessoas como forma de influenciar a sua motivação e consequentemente proporcionar um nível mais elevado de produtividade, além de promover a conservação das máquinas, equipamentos e do próprio ambiente de trabalho. “Ao fim do dia de trabalho tudo é limpo e guardado em seus respectivos lugares (mais fácil do que limpar é não sujar).”  
• Seiketsu (padronização): este pilar é responsável pela transformação do local de trabalho em um lugar seguro e agradável para as pessoas, melhorando a qualidade de vida. O cuidado com a apresentação pessoal é fundamental para a saúde do corpo e da mente. As boas práticas sempre devem ser padronizadas. “É desenvolver a preocupação constante com a higiene pessoal e do local de trabalho, garantindo saúde e segurança a todos.”
• Shitsuke (autodisciplina): este pilar é responsável pela manutenção dos padrões técnicos, éticos e morais da organização onde trabalhamos e de nossa vida pessoal. Ter disciplina é colocar em prática tudo o que foi aprendido, ser criativo, fazer críticas construtivas e cumprir as normas estabelecidas. “É fazer o que tem que ser feito e da maneira como deve ser feita, mesmo que ninguém esteja olhando.”

Uma boa dica é praticar o 5S semanalmente e de forma cadenciada até que todos os conceitos estejam 100% integrados a sua rotina diária de trabalho.

Etapas

As etapas para desenvolvimento do programa 5S são apresentadas na figura a seguir.

1. A primeira etapa a ser desenvolvida em um programa de 5S é um planejamento prévio onde deverá ser definido o seu coordenador bem como as suas funções e responsabilidades, tais como:
   • Elaborar a estrutura de implantação do Programa 5S;
   • Definir a melhor maneira de sensibilizar a direção para apoiar o processo de implantação do Programa 5S;
   • Desenvolver meios de comunicação entre as equipes envolvidas no projeto para facilitar a difusão de uma linguagem adequada à cultura da empresa;
   • Monitorar as ações previstas nos planos de ação de cada equipe de trabalho;
   • Responder para a alta administração sobre todas as ações relacionadas ao 5S e aos projetos de melhoria;
   • Avaliar os impactos das ações realizadas nos indicadores de desempenho definidos;
   • Estruturar e realizar avaliações periódicas para garantir a continuidade do programa;
   • Prever e buscar recursos para o desenvolvimento das ações quando necessário;
   • Programar e executar reuniões mensais entre os times visando a troca de experiências;
   • Consolidar os resultados dos planos de ação e avaliações;
   • Divulgar os resultados para toda a organização e premiar as melhores equipes;
   • Toda a lógica do programa deverá ser concebida e registrada (definição dos procedimentos).
2. Na sequência, deve ser realizada uma conscientização de toda equipe de trabalho para que possam compreender a importância do programa e os seus benefícios mútuos;
3. A terceira etapa está relacionada a promoção/disseminação do programa 5S para todos os níveis da organização. Nesta etapa, a estratégia de comunicação (linguagem utilizada, quadros de gestão à vista, adoção de manuais e cartilhas, etc.) é fundamental para o sucesso do programa. A adoção de um emblema (logomarca) também é recomendada para que a equipe tenha uma identidade própria. Caso o programa contemple também premiações para as equipes, será nesta fase que deverá haver a divulgação aos colaboradores;
4. Após a divulgação em massa do programa deverá ser realizado o registro da situação atual antes da efetivação do programa. Esta fase é de extrema importância para que seja possível realizar posteriormente a comparação da situação atual com a situação futura;
5. O próximo passo está relacionado ao treinamento das equipes para que estejam capacitadas a implementar cada um dos 5 sensos. Esta etapa engloba desde a definição do plano de capacitação (cronograma), passando pela preparação do material didático a ser utilizado para cada nível hierárquico da empresa, até a efetivação do treinamento. Usualmente um plano de capacitação para um programa 5S envolve quatro grupos principais:
   • Nível operacional – devem ser abordados tópicos relacionados ao aspecto comportamental em projetos de melhoria, conceitos de melhoria, o programa 5S e suas ferramentas, a estrutura do programa e o papel de cada um para a melhoria contínua;
   • Líderes do programa em cada unidade produtiva – devem ser abordados tópicos relacionados ao programa 5S e suas ferramentas, o registro de oportunidades de melhoria, pensamento lógico para estruturação dos planos de ação, gestão de equipe e de prazos;
   • Avaliadores do programa – formação de avaliadores 5S para a realização de auditorias periódicas;
   • Equipes gestoras – devem ser abordados tópicos relacionados a conscientização do vínculo do programa 5S com os programas de melhoria já existentes na empresa bem como a sinergia com os seus objetivos corporativos, a quantificação das perdas e o impacto gerado para a organização e a análise de viabilidade financeira dos projetos.
6. A etapa de efetivação do programa 5S envolve a inauguração do programa através de um movimento de “shake down” também conhecido como “dia D” que funciona como um marco de implantação do programa 5S na organização, motivando o pessoal e demonstrando visualmente as melhorias que o 5S promove no ambiente de trabalho. Nesta etapa, todas as oportunidades de melhoria identificadas através da aplicação dos 5 sensos e que não forem possíveis de serem aplicadas de forma rápida, são registradas para que possam ser transformadas em planos de ação estruturados;
7. Na sequência, todas as ações de melhoria registradas devem ser avaliadas e priorizadas. Com base nesta priorização é que os planos de ação devem ser estruturados e desenvolvidos. Os planos de ação, por sua vez, devem ser acompanhados de perto pelos líderes e atualizados frequentemente. As ações desenvolvidas através dos planos e que apresentarem resultados efetivos devem ser incorporadas ao processo e padronizados;
8. A última etapa do programa a ser implementada refere-se a fase de acompanhamento, que engloba a definição de um procedimento formal de auditorias e avaliações quanto a efetividade dos planos de ação e a manutenção dos cinco sensos. Os resultados consolidados devem ser compartilhados. Boas ideias devem ser recompensadas e compartilhadas com toda equipe.

Benefícios do Programa 5S

Observa-se que o Programa 5S tem como um de seus objetivos principais a busca pela melhoria contínua, trazendo assim benefícios para a organização, como por exemplo:

• Separa- se as coisas úteis das coisas inúteis. Assim não se perde tempo procurando coisas, ganhando mais espaço, segurança e tranquilidade;
• Diminuição do cansaço físico (facilidade e controle na busca de documentos e ferramentas);
• Diminuição de movimentação desnecessária;
• Redução de imprevistos;
• Eliminação de compras desnecessárias;
• Aprendizado de novas habilidades;
• Melhoria de qualidade;
• Disciplina;
• Diminuição do risco de acidentes;
• Colaboradores saudáveis (menor índice de absenteísmo);
• Motivação para trabalhar (menor índice de turn over voluntário);
• Aumento da produtividade;
• Ambiente favorável ao trabalho em equipe;
• Boa impressão à clientes e fornecedores;
• Diminuição de retrabalho;
• Economia de recursos.

Um programa de 5S adequadamente implementado pode contribuir substancialmente para a excelência nas práticas de gestão.

Aplicação

A seguir serão apresentados alguns exemplos de aplicação dos 5 sensos do programa:

Utilização: olhar o que está no local de trabalho e separar tudo aquilo que realmente é utilizado daquilo que não se utiliza mais;

Ordenação: guardar, organizar e identificar o que é utilizado e definir regras de alocação dos materiais do tipo FIFO (First In, First Out) ou “O primeiro que entra, é o primeiro que sai”.

Limpeza: inspecionar a organização, identificando os focos de sujeira e mantendo o ambiente de trabalho limpo;

Padronização: manter os locais de uso comum livres de contaminação, preocupar-se com a segurança no trabalho, pensar e agir positivamente, valorizar a aparência pessoal, eliminar itens de perigo potencial e padronizar e difundir as boas práticas;

Autodisciplina: despertar na equipe a consciência de manter o padrão de trabalho pré-estabelecido, além de valorizar novas ideias, melhorar a comunicação, simplificar tarefas e ensinar com paciência e persistência.

Este quinto e último senso, que representa um nível de maturidade mais elevado da equipe, não pode ser registrado por fotos, ele apenas pode ser sentido através da convivência com a equipe de trabalho que já incorporou as práticas do programa 5S a sua rotina diária, aplicando as suas regras de forma inconsciente e zelando pela manutenção do programa.

O quadro abaixo representa um consolidado dos resultados obtidos com a aplicação do programa 5S em diversos segmentos e portes de empresas.

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