Desafio
Situada em Campinas, a empresa possui um histórico de 25 anos de sucesso na realização de negócios imobiliários, prestando serviços e oferecendo consultoria nas áreas de vendas, lançamentos de imóveis residenciais, comerciais e industriais, áreas para incorporação, desenvolvimento urbano e administração de empreendimentos e incorporações imobiliárias.
Diante de um cenário altamente competitivo, a empresa buscava estruturar e padronizar seus processos operacionais, visando uma futura implantação da ISO 9001.
Solução
Diante da demanda apresentada, a Nortegubisian viu a oportunidade de aplicação dos conceitos de Lean Office, em um projeto composto das seguintes etapas: Mapeamento e diagnóstico dos processos atuais, Desenho dos processos, Elaboração dos planos de melhoria, Definição e desdobramento de indicadores de desempenho, Manualização dos processos, e Capacitação para garantia da padronização e da melhoria contínua.
Inicialmente, foi realizado o macro mapeamento, em que foram identificados os processos e as seguintes cadeias de valor: Gestão de Incorporações e Empreendimentos e Compra e Venda de imóveis de terceiros.
A figura abaixo exibe uma das cadeias de valor dessa empresa.
Para cada um dos processos identificados nas duas cadeias de valor, foram desenhados fluxogramas utilizando a notação BPMN – Bussiness Process Management Notation – que posteriormente, seriam transformadas em procedimentos.
Após a validação dos processos com os seus respectivos responsáveis, a equipe Nortegubisian analisou as atividades executadas nos processos, e classificou cada uma delas de acordo com a notação ASME, em Operação (Agrega Valor), Transporte, Inspeção, Espera e Armazenagem (Não Agrega Valor).
Durante a fase de mapeamento e desenho dos processos, os consultores Nortegubisian identificaram oportunidades de melhoria nos processos, que foram listadas e registradas nos fluxogramas desenhados, conforme exibido na figura seguinte.
Ao todo foram identificadas 55 oportunidades de melhoria nos processos mapeados, que foram priorizadas em uma Matriz BASICO. Com as ações priorizadas, foram elaborados 7 planos de ação em modelo de Mapa A3.
Na fase seguinte, foi realizada uma oficina de indicadores, analisando os indicadores já existentes na empresa, e aqueles que seriam fundamentais para o controle dos processos e para a tomada de decisão. Com os 40 indicadores de desempenho definidos, foram elaborados 3 dashboards, visando facilitar a visualização dos resultados e o cálculo dos indicadores. Na Figura 3, é apresentado o dashboard referente à cadeia de valor de Gestão de Incorporações e Empreendimentos.
Em paralelo ao desenvolvimento dos dashboards, foi iniciada a manualização dos processos, contemplando a elaboração dos procedimentos operacionais para cada um dos processos desenhados, conforme exemplo apresentado na próxima figura.
Finalmente, foi realizada a capacitação dos funcionários nos novos processos, visando garantir a qualidade e a padronização das atividades realizadas.
Resultados
O resultado superou as expectativas: além de estruturar e padronizar os processos, a equipe Nortegubisian apresentou análises das atividades agregadoras e não agregadoras de valor para cada processo, identificou 55 oportunidades de melhoria, e elaborou 7 planos de ação, visando a otimização de seus processos e o cumprimento de requisitos da ISO 9001, preparando a empresa para uma futura certificação.
O trabalho realizado resultou na entrega do manual de procedimentos e instruções de trabalho para os processos operacionais e dos dashboards para monitoramento dos indicadores de desempenho definidos.
A partir destes resultados, a empresa tem a possibilidade de:
- Realizar auditoria interna, visando garantir a padronização dos processos, e estabelecer a cultura de melhoria contínua em seus processos;
- Avaliar o desempenho dos seus processos e monitorar seus resultados por meio dos dashboards desenvolvidos;
- Capacitar os novos funcionários conforme os procedimentos padrões e instruções de trabalho elaborados.