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Em qualquer programa de melhoria é fundamental que os projetos sejam bem estruturados e cumpridos dentro do custo, tempo e qualidade previstos. Estes são fatores-chave para o sucesso do projeto, bem como para o sucesso do programa de uma forma geral. Assim, Projetos DMAIC (Define, Measure, Analyse, Improve and Control), ambientados dentro do programa Seis-Sigma, não fogem a esta regra.

DEFININDO O ESCOPO DE PROJETOS DMAIC¹
por Rafael Augusto Módolo e Diego de Carvalho Moretti
Nortegubisian Consultoria Empresarial e Treinamento

A metodologia DMAIC é largamente difundida em livros e textos, onde são encontradas de forma bastante vasta informações sobre as ferramentas do Seis-Sigma e exemplos práticos da aplicação da metodologia. Entretanto esta mesma literatura peca na exploração das etapas e ferramentas necessária na definição do Escopo do Projeto DMAIC, o qual é uma parte vital na fase Define e que tem um impacto profundo no sucesso do programa Seis-Sigma se analisado em última instância.

Antes que o escopo de um Projeto DMAIC possa ser definido com acuracidade, é
necessário que exista um consenso sobre o que constitui um projeto.
Juran² define projeto como um "Planejamento para solução de problemas". Outra definição é aquela utilizada pelo PMI (Project Management Institute): "Um projeto é um empreendimento temporário com o objetivo de criar um produto ou serviço único".

É importante também diferenciar projetos com soluções conhecidas, gerenciados por Gerentes de Projetos, dos projetos cujas soluções não são conhecidas, o quais devem ser administrados por Seis-Sigma Black Belts (BBs). Neste contexto, projetos Seis-Sigma devem ser monitorados através de métricas quantitativas alinhadas com os objetivos estratégicos da empresa.

Desta maneira, um dos aspectos mais críticos dos projetos Seis-Sigma é prover benefícios mensuráveis em termos de custo, qualidade e tempo. Conseqüentemente, projetos que não podem ser cumpridos em períodos razoáveis de tempo não podem ser aceitos como Projetos Seis-Sigma.

A definição de um Projeto DMAIC deve levar os seguinte pontos em consideração:

- Problema: O projeto deve focar um problema organizacional que não tem uma solução conhecida.
- Objetivos: O projeto deve ter metas quantitativas claras, alinhadas com um conjunto de métricas bem definidas que correspondam à oportunidade. 
- Monitoramento do Projeto: O progresso deve ser monitorado através das métricas.
- Benefícios para o Negócio: O projeto deve culminar em benefícios mensuráveis em termos de custo, tempo ou qualidade.
- Planejamento da Implementação: Os benefícios do projeto devem ser atingidos em um período razoável de tempo, normalmente de três a seis meses.
- Processos: O projeto deve seguir a metodologia DMAIC de resolução de problemas.
- Ferramentas: As ferramentas Seis-Sigma devem ser aplicadas dentro da metodologia DMAIC.
- Potencialidade e Confiança: O projeto deve servir para aumentar a auto-estima do BB e do time de projeto quando da utilização da metodologia DMAIC. Ao mesmo tempo, resultados de sucesso servem para aumentar a confiança da empresa dos esforços Seis-Sigma.
- Foco no Processo: O projeto deve ser visto sob a ótica da melhoria do processo, e não necessariamente focando apenas pontos específicos do processo.

A completa compreensão dos requisitos supracitados é essencial para a correta definição do escopo do Projeto DMAIC Seis-Sigma e possibilita que seu objetivo seja enfocado de forma clara e concisa, com limites bem definidos, permitindo assim que o problema seja resolvido de maneira enxuta e precisa. Projetos com escopos muito amplos tem objetivos bastante interessantes e louváveis, porém são utópicos e geralmente provocam frustração nos membros que participam da equipe, podendo portanto ruir a credibilidade de todo o programa Seis-Sigma.

Em alguns casos, antes que sejam definidos os escopos de projetos, é necessário que dados sejam coletados e analisados. Da mesma forma, pode-se (deve-se) empregar processos iterativos na definição do escopo, ou seja, o time de projeto deve ter a liberdade para redefinir o escopo original após a análise de dados.

Um dilema a ser resolvido em projetos Seis-Sigma surge do fato da solução do problemas ser desconhecida, assim muitas vezes não se pode saber com precisão o tempo necessários para a execução do projeto e os benefícios que ele efetivamente trará para a empresa. É neste ponto onde a experiencia em Seis-Sigma e o emprego de ferramentas para determinação do escopo são fundamentais.

A seguir é possível visualizar um exemplo de um problema referente à baixa confiabilidade de um motor elétrico, que teve seu escopo reduzido para redução da variação na dureza da escova do motor, propiciando a condução de um projeto mais focado.

Figura 1: Árvore das variáveis de input/output (Big Y's) para determinação do escopo de projeto (Revista Quality Progress, jan/08, pág. 38).

Fluxogramas detalhados de processos, Árvore das variáveis de input/output (Big Y's) e, Diagramas de Causa-e-Efeito são alguns exemplos de excelentes ferramentas que podem ser empregadas durante a definição do escopo do projeto e na análise do quão bem focado ele (o escopo) está. No mapa ou diagrama deve-se circular a área que representa o escopo do projeto.

Se o circulo engloba uma grande área do processo ou se mais de um circulo existe em partes separadas, o escopo do projeto está muito amplo e deve, portanto, ser redefinido.

Uma vez que a experiência é crucial, projetos de alto risco, longo termo e alto investimento devem ser conduzidos por BBs experientes, ou preferencialmente (desde que possível) por Master Black Belts (MBB).

Fontes da literatura citam que projetos Seis-Sigma devem pelo menos trazer um payback de 250 mil dólares. Entretanto, projetos desse valor podem muitas vezes ser complicados e necessitam de ferramentas mais sofisticadas. Dessa maneira, BB menos experientes podem ter dificuldades ou se sentir desmotivados.

BB recém formados devem iniciar por projetos mais simples, com escopos reduzidos e focados. E somente ao longo do tempo, conforme ele constrói sua confiança e se familiariza com as ferramentas e métodos do Seis-Sigma, é que projetos maiores lhe serão atribuídos.

Novos BB devem concentrar o escopo de seus projetos para alcançarem os seguintes objetivos-chaves:

- Término do projeto dentro do período de três a seis meses.
- Seguir a metodologia DMAIC.
- Usar uma amostra das ferramentas Seis-Sigma.
- Adquirir confiança - o mais importante.

Finalmente, deve-se lembrar que muitos pequenos projetos em um curto espaço de tempo são mais importantes para a empresa do que poucos grandes projetos em longos períodos. Da mesma maneira, projetos bons e realizados são mais lucrativos, vantajosos e interessantes do que projetos perfeitos não realizados.

1 Adaptado de Quality Progress, How to Scope a DMAIC Project, jan/03, pág. de 37 a 41.
2 J.M. Juran, F.M. Gryna. Juran's Quality Handbook, 4a. Edição, McGraw-Hill, 1988